★時間管理スキルの目的

時間管理の目的は、仕事をするにあたって最大限の成果をあげることにあります。

時間管理スキルを高めることにより、仕事に注力することができるようになると納期を守ることができるようになったり、自分に与えられた仕事をコントロールすることができるようになります。

★時間管理スキルが低いとどうなる？

時間管理スキルが低いと、仕事に追われて仕事に振り回されるようになる、仕事の内容を正しく理解することができず無駄な作業を行ってしまい時間を無駄にしてしまう、上手く仕事の段取りを立てることができずに業務が回らなくなってしまうなどのことが起こると予想されます。

★時間管理スキルが高いとどうなる？

高い時間管理スキルを持っていると、与えられた課題や仕事に対して優先順位度を付けタスクを振り分けられるようになる、時間の使い方が上手くなり仕事によるストレスが軽減されライフワークバランスが向上する、タスクに合わせたスケジュールを組むことができるようになるといったことが起こります。

この時間管理スキルを高めることで得られるメリットは、短期的なものと中・長期的なものに分けることができます。

時間管理スキルを高めることで得られる短期的なメリットとしては、「仕事を効率化することができる」というものです。

仕事を効率化することにより、仕事の処理能力が向上したり、新たなことに取り組む時間を捻出したりすることができます。

中・長期的なメリットとしては、「新たな時間を有効に活用することができる」ということが挙げられます。

新たに捻出した時間を最大限に利用して、独自性の高い仕事に特化し自分自身の仕事領域を確立できるようになったり、自分のスキルや知識に磨きをかけより高い価値を発揮できるようになったりします。

時間管理スキルを高める方法には、5つの方法があります。

1.スケジュールを立てる

仕事や課題を与えられた際に、漫然と仕事や課題をこなすのではなくその仕事や課題を1日から1週間などの単位でスケジュールを立てて取り組むことが大切になります。

「緊急」「重要」「簡単」「長期」「短期」など、自分自身で分かりやすいように仕事や課題を分類しておくことをおすすめします。

2.優先度順位付けを行う

与えられた仕事や課題に、優先順位を付けます。

緊急度や重要度が高い仕事や課題から、順に優先順位を付けていくようにしましょう。

3.不測の事態が起こった際にそれに対応する時間を確保しておく

仕事や課題を進めていく上で、不測の事態が起こる可能性があります。

そのような不測の事態に対処するための時間を確保するために、余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

4.時間節約するためのツールを活用する

MindManagerやポモドーロ・テクニックなどの実績がある時間管理ツールを利用してスケジュールを作成し、仕事や課題を進めていくことで時間を節約することができます。

5.定期的にフォルダの整理を行ったりタスクの進捗状況を把握したりしておく

定期的にフォルダの整理を行ったり、タスクの進捗状況を把握したりしておくことで、現在抱えている仕事や課題がどのような作業をすべきことなのか、いつどんな約束があるのかなど、抱えている仕事を漏れなく把握することができます。

そのため、一度フォルダの整理やタスクの進捗状況を把握したらそれで終わりにせずに、定期的にこれらの作業を行うようにしましょう。